Activity Tracker for Confluence - Systemadministration
- Natalie Will (Unlicensed)
Englisch Version
Usage of the plugin
This plugin is used, to get an overview about the activities in confluence. Thereby an administrator can recognize quickly, which components have a high visitor volume and which ones have not, so maybe theses components can be deleted. The datas are collected anonymously.
Configuration of the plugin
This specific plugin has no additional "configure" button.
Open the administration page Activity Report
The site Activity Report can be opened via the administration interface General configuration → Administration → Activity Report.
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Creating an activity report about all used spaces, pages, blogs and attachments
Click the button "Generate Activity Report" to create a csv file, which contains the detailed information.
Please enter a date period first, for creating an activity report about all used spaces, pages, blogs, and attachment.
A csv-file is downloaded by pressing the buttons "Download prepared activity report" and "Download raw activity report". These files contains the corresponding information. With the latter the raw datas are provided. Additionally a table is shown via the button "View prepared activity report", that looks like this.
Sometimes there are some errors- and warnings are displayed. These can be for the following reasons and be solved as follows:
- no dates are entered → Please enter the dates
- no entries found for the selected date period → Please change the selected date period or expand it
- there are more than 65536 entries → Please choose a smaller date period
Evaluation of the data from the CSV file for the prepared activity report
An excel template can also be downloaded via the link "Download Excel-template" below to the buttons. This file can be used for a better presentation of the collected datas. These template contains a pivot-table and a -diagramm.
Please open the excel template first.
These template contains 4 sheets. The first one is used for the datas and the other 3 sheets contains pivot-tables and -diagramms per space, blog and media (attachments).
Please open the csv-file with the prepared datas with excel. In some cases all entries are located in the first column. These can be resolved in excel by selecting the first column activate the tab data and click on Text to columns.
At the first page everything is fine, so go to the next page by clicking on next.
At the second page select comma as a delimiter. In the preview, you can already see, that the datas are splitted to the columns.
The window can be closed by clicking finish, which will display the cells correctly.
Please select all cells containing datas excepted the first row. These datas can be copied via keyboard shortcut ctrl + c.
Change back to the template file and insert the copied datas at the 2. row.
IIf the first column was modified the pivot-tables and -diagramms wasn't working correctly and has to be adapted manually.
Please go to the next sheet, to inform the pivot-tables and -diagramms, that the datas has be changed. Please select a cell inside the pivot-table an select Analyse → Refresh" → Refresh all. The Pivot-Table and the -diagramm displays the current datas now.
Creation of a report of all pages per area and their call
There is the possibility to get a list about all pages per site and its pageviews.
Please select a space.
By selecting a space, a new table is displayed, which contains all pages of the selected space and its number of page views.
Deutsche Version
Verwendung des Plugins
Dieses Plugin wird verwendet, um eine Übersicht über die Aktivitäten im Confluence zu erhalten. Dadurch kann ein Administrator z.B. schnell erkennen, welche Komponenten ein hohes Besucheraufkommen haben und welche nicht, so dass diese ggf. gelöscht werden können. Die Erhebung der Daten erfolgt anonym.
Konfiguration des Plugins
Bei diesem Plugin gibt es keinen zusätzlichen "Konfigurieren" Button.
Öffnen der Administrationsseite Aktivitätsreport
Über die Administrations-Oberfläche Allgemeine Konfiguration →Administration → Aktivitätsreport
rufen Sie die Seite Aktivitätsreport auf.
Erstellen eines Aktivitätsreportes aller genutzten Bereiche, Seiten, Blogs und Anhänge
Um einen Aktivitätsreport über alle genutzten Bereiche, Seiten, Blogs und Anhänge zu generieren, geben Sie bitte zunächst den Zeitraum (von - bis) an, für den der Report generiert werden soll.
Über die Buttons "Aufbereiterer Aktivitätsreport herunterladen" und "Aktivitätsreport herunterladen" wird jeweils eine csv-Datei erstellt, die die entsprechenden Informationen enthält. Beim letzteren werden die Rohdaten zur Verfügung gestellt.
Zusätzlich kann man sich über den Button "Aufbereiteter Aktivitätsreport anzeigen" eine Tabelle mit den entsprechenden Daten anzeigen lassen, die z.B. wie folgt aussieht:
Sollte eine Warnungs- oder Fehlermeldung erscheinen, so kann dies folgende Gründe haben und folgendermaßen gelöst werden:
- es wurde kein Datum angegeben → Bitte geben Sie ein Datum an
- es existieren keine Einträge zu dem ausgewählten Zeitraum → Bitte geben Sie einen anderen Zeitraum an oder vergrößern diesen
- es existieren mehr als 65536 Einträge zu dem ausgewählten Zeitraum → Bitte verkleinern sie den angegebenen Datumszeitraum
Auswertung der Daten aus der CSV-Datei für den aufbereiteten Aktivitätsreport
Um die Daten des aufbereiteten Aktivitätsreportes besser darstellen zu können, kann unterhalb der Buttons über den Link "Excel-Template herunterladen" zusätzlich noch ein Excel-Template heruntergeladen werden. Dieses Template beinhaltet bereis eine Pivot-Tabelle und ein Pivot-Diagramm.
Bitte öffnen sie zuerst das Excel-Template.
Dieses Template enthält 4 Arbeitsblätter. Das 1. enthält die Daten und die restlichen 3 die Pivot-Tabellen und Diagramme pro Seite, Blog und Medien (Anhänge).
Als nächstes öffnen Sie die CSV mit den aufbereiteten Daten in Excel. Ggf. befinden alle Einträge in der ersten Spalte. Dies kann in Excel behoben werden, indem die erste Spalte selektiert wird und anschließend über den Tab Data → Text to Columns umgewandelt werden.
Auf der ersten Seite muss nichts angepasst werden, sodass mittels Klick auf "Next" auf die nächste Seite
Auf der 2. Seite wählen sie als Trennungszeichen bitte ein Komma aus. In der Vorschau können Sie bereits jetzt erkennen, ob die Daten auf die Spalten verteilt werden.
Mittels Klick auf Beenden, können Sie nun das Fenster schließen und die Spalten werden richtig dargestellt.
Nun markieren Sie bitte noch alle Zeilen mit Ausnahme der 1. und kopieren diese z.B. mittels der Tastenkombination Strg + C.
Wechseln Sie nun wieder zum Excel-Template zurück und fügen die Daten dort auf dem 1. Arbeitsplatt ab Zeile 2 ein.
Sollten Sie 1. Zeile ändern / anpassen, so funktionieren die Pivot-Tabellen und Diagramme nicht mehr richtig und müssen händisch angepasst werden.
Nun wechseln Sie auf das nächste Arbeitsblatt. Nun muss den Pivot-Tabellen und -Diagrammen noch mitgeteilt werden, dass sich die Daten geändert haben. Dazu wählen Sie zunächst ein Feld innerhalb der Pivot-Tabelle aus und klicken dann auf "Analyse" → "Refresh" und "Refresh All". Die Pivot-Tabelle und das -Diagramm zeigen nun die aktuellen Daten.
Erstellen eines Reports aller Seiten pro Bereich und deren Aufrufe
Über den Tab Bereichsaktivitäten besteht noch die Möglichkeit eine Liste über alle Seiten pro Bereich und deren Aufrufe zu erhalten.
Bitte wählen Sie zunächste einen Bereich aus.
Durch Auswahl eines Bereiches wird nun eine Tabelle angezeigt, die alle Seiten dieses Bereiches inklusive der Seitenaufrufe enthält.
